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[面试/套磁] 套磁时的邮件礼仪很重要 五个注意事项让你事半功倍

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发表于 2015-9-25 11:07 |显示全部楼层


我每天都收到成百上千封邮件,着实让人心烦。更令人糟心的是,大多数邮件都很重要,我却没有精力一一回复。
邮件可能来自于一位焦虑的学生,希望我能够帮助他;或是来自一些读者,希望我能够和他们面谈;亦或是来自一些朋友。 我的个人准则是阅读每一封我收到的邮件,但是这意味着每一天我都需要花一个小时的时间阅读邮件,决定哪些急需回复,哪些可以暂放一边。 为了帮助人们用更加简洁的方式写邮件,也为了能够减轻自己的工作量,我想和各位分享一些窍门,让那些每天被邮件轰炸的大忙人也能及时回复你的邮件。

1. 短小精炼-Be Concise
如果邮件只有两到三句话,收件人读起来会更加轻松。 如果一封邮件超过两个段落,收件人可能会过会儿再读,你收到回复的时间自然而然也就拖长了。 举个例子,下面是我最近收到的一封邮件(不需要阅读所有内容,快速浏览即可)
“玛坦,您好!
我叫***,来自加利福尼亚,最近刚毕业,现在居住在***,想要找一份工作。我本科专业为会计学,但是我并没有在这个领域找到合适的工作,说实话,我开始犹豫,该不该做一名会计。
我在学校的时候就有这样的想法,但是我还是坚持读会计,因为我觉得会计是一门技能,而许多年轻人却没有这样的技能,我自己就没有这样的技能。 今天我在报纸上看到,有许多公司都在找程序员。我一直对编程很感兴趣,但是缺乏相关经历。我在编程方面的经历仅仅局限于用Excel中的VB开发宏,我非常享受编程。 我浏览了相关网站,我觉得这可能就是我梦想的工作。不知道您是否可以为我提供一些建议,我应该从何入手?附上一些网站,供您参考:
1、***
2、***
……
浏览过一些招聘要求后,我发现自己缺乏以下技能:
- 开发经验
- 掌握至少一种编程(C/C++, Java, Javascript, C#, Python, Ruby, etc.)或者函数语言(Haskell, Scala, F#, Clojure, etc)
- 掌握编程的基本控制结构和元素,例如循环,变量,函数,潜在的对象和类。
看过这些要求之后,我在网页上输入“如何编程”,然后就跳出您的有关信息,还有您的视频“如何自学编程”。我想知道,您在视频当中提出的建议在今天是否仍然适用;如果仍然适用,那么如果您是我,您会从何入手。 另外一件事情是,我的台式电脑在加州,现在手上只有台chromebook,这台手提电脑能够满足入门需求吗?或者我还是需要从传统的操作系统入手? 很抱歉,邮件写了这么长,我非常希望您能够阅读这封邮件,并且能够回复。 感谢您的视频,我会继续深入了解您提及的一些细节问题。希望纽约的雪已经开始化了!” 天哪,这阅读量太大了。 这封邮件事实上可以凝练成三句话:
“玛坦,您好!我刚看到您的视频“如何自学编程”,但是发现您在两年前就录制了视频,您在视频当中给出的建议仍然适用于今天吗?
如果是的,我可以用Chromebook来自学吗?还是需要从传统操作系统入手呢?” 这就简练多了。我知道许多背景信息都被我删去了,写信人总是觉得应该提供更多的信息,但是收件人事实上不需要知道那么多。

2. 格式简洁明了-Be Clear
一两个句子成段好过一大段文字。 下面是我最近收到的一封邮件,格式上就不太规范。
“玛坦,您好!
我上过您的课,非常棒的介绍性课程。最近,我听从您的建议,开始上辅导课程。我有个问题,非常希望您能够给出建议。在iPhone软件开发方面,有没有其他的替代性辅导课程?我希望为我妻子的珠宝店建立一个网站,然后用软件来配合网站使用。非常期待您的建议!谢谢!”
你知道为什么这封邮件很难让人读下去吗?因为收件人不能快速浏览,需要花很多时间才能弄清楚他/她在说什么。也许这样写更加合适:
“玛坦,您好!
非常感谢您的课程视频!我按照您给出的建议,在上辅导课。
问个小问题:你知道在iPhone软件开发方面,有没有类似的辅导课程呢?” 第二种方式更加简洁,收件人可以知道自己到底需要做什么。将段落拆成短句,将重要部分加粗或者斜体,让收件人一目了然。

3. 写清楚你要别人做什么-Be Straightforward
我常常收到一些邮件,里面提供了一大堆信息,但是却不说需要我做什么,特别令人崩溃。 我通常直接回复:“你需要我做什么?”到底是想让我把你介绍给别人呢?还是你希望我读你的博客再给你反馈呢?是希望我参加一个活动吗?邮件应当简洁明了,直戳了当。 我最近收到这样一封不知所云的邮件:
“我最近在看您关于编程的视频。我现在14岁,想要学一些我一直想做的事情。您可以帮助我吗?期待您的回复!”
需要做的事情只是“帮我”,我不知道这是什么意思,也不知道怎么回复,比较一下下面这封描述更为具体的邮件: “玛坦,您好!我现在14岁,想学编程。您有什么好的资源可以推荐吗?” 如果你不得不写一封非常冗长的邮件,那就把希望对方做的事情放在最前面。 比如“我写这封邮件,是想邀请您参加下面我提到的这个活动。您可以直接回复,去或者不去。”

4. 要求必须合理-Be Reasonable
如今花30秒就可以写封邮件,但是回复邮件可能就要花上个把小时。
不要期待我去浏览你公司的网页,然后给出反馈,因为这非常花时间。 但是如果我可以在两分钟内完成,我马上就会做,前提是要求合理并且具体。你需要什么方面的反馈?公司运行模式?按钮的颜色?还是文本? 人们经常让我做这样的事情:
“玛坦,您好!
你不认识我,但是听说你被YC…录取了,让我精神大振。
我自己也刚向YC递交了申请,您是否可以给我的申请书提提建议。我的申请现在并没有被拒,我想知道自己是否还有机会被录取。您作为YC校友,给出的建议必定让人大开眼界。(后附1000字以上的申请书)”
如果你想让别人给反馈,一定要具体,提出几个可以在几分钟内就可以解答的问题。 不要期望收件人会花时间弄明白你到底想要他们做什么事情。不要问,“你觉得我们如何才能拥有更多客户?” 同样地,不要在邮件中宽泛地询问对方建议。 “我和我的联合创始人能够邀请您共进晚餐吗?我们想知道您对于我们企业的看法,倾听您的建议。” 这类会面着实费脑,因为它往往没有具体目标,需要花很多时间才能弄明白。通常,这样的邮件表明寄件人并不知道自己想要什么,他们只是想面对面交流。 通常,我会这样回复上面两封邮件的:
“不好意思,我没有办法与您面对面交流,但是我非常乐意帮忙。您可以随时给我写邮件。我不擅长回答宽泛的问题,例如‘下面是我的基本情况,您觉得如何?’,但是我很擅长回答具体问题。”
我经常按照下面的方式做事,按照重要顺序和任务量排序:
i. 给出简短回复,“谢谢”
ii. 回答具体问题——如果我可以在两分钟内完成;
iii. 打电话或是Skype,15分钟内
iv. 一起喝咖啡,45分钟以内;
如果你希望我能与你一起喝咖啡面对面交流,但我觉得我们可以Skype,我会极力要求用Skype.

5. 我为什么要帮你?-Be Worthwhile
说实话,这听起来很尖锐,但是这很重要。 过去,我总是试图与所有想与我见面的人面对面交流。 我与他们一起喝咖啡,共进晚餐,倾听他们的故事,给出自己的建议。我有时候很难过,因为他们几乎不会采纳我的建议,或者他们会与我争辩,说我是错的。有些人一两个月之后还会来找我,问我同样的问题。 现在,我开始有选择性地与他人见面。 我通常会浏览人们在LinkedIn领英上的简历,看他们在哪里工作,在哪里上学。 比如,当我看到有人现在在金融行业工作,但是想要自己创业,就觉得这个人很危险。(对金融行业没有任何冒犯意思,我自己就是金融专业毕业) 好学校能够给你加分,在一家我听说过的企业上班能够加分,做咨询或者在一家小公司上班往往我会给你扣分。 如果你没有任何经历,那就做一个出色的网站,让人看到你在用心做这件事情。 以上就是我对邮件礼仪的一些看法。

本文来源/LinkedIn中国



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